Wenn wir ein Managementsystem mit einem Satz beschreiben müssten, wäre wahrscheinlich folgende Definition am treffendsten:

"Ein Managementsystem ist ein Konstrukt, welches sicherstellen soll, dass Wissen und Knowhow dokumentiert und verfügbar ist."

Verlorenes Wissen kommt einer Organisation sehr teuer!

Durch den prozessorientierten ganzheitlichen Gedanken werden in einem funktionierenden Managementsystem Fehler und Barrieren zwischen unterschiedlichen Abteilungen/Personen eliminiert. Die erforderlichen Informationen sind zugänglich und ersparen somit uneffektive Suchen nach den gewünschten Informationen. Diese effektive Arbeitsweise steigert nicht nur die Unternehmensqualität, sondern erhöht auch die Arbeitsmoral der Mitarbeiter, da diese ohne Ablenkungen die gestellte Aufgabe meistern können. Grundlegende Abläufe sind soweit automatisiert, sodass kein wesentlicher Eingriff von außen notwendig wird. Ressourcen können dort eingesetzt werden, wo sie auch tatsächlich gebraucht werden.
Ein integriertes Managementsystem verbindet die Anforderungen der unterschiedlichen Normanforderungen (Qualität, Umwelt, etc.) unter einem einzigen System.